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文档类型:文章  
内容或文种相同的档案在划分保管期限上的差异之比较
   发布时间:2015-3-12 8:46:25    作者:匿名   浏览次数:2976  字号:  返回

  国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(以下简称“8号令”)、第10号令《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》(以下简称“10号令”)的颁布执行是我国档案工作的一件大事。这两个令各有一份附件,其题名分别为:《文书档案保管期限表》、《企业管理类档案保管期限表》。现就这两份附件在划分内容或文种相同的档案的保管期限时的差异做如下比较。

一、第8和第10号令在划分内容或文种相同的档案之保管期限上的差异

(一)简报的保管期限

国家档案局第8、10号令在划分简报的保管期限上的区别,见下表。

归    档    范   

8号令条款号、期限

10号令条款号、期限

党、团代表大会的简报。

“1.2”、永久。

“16.1.2”、10年。

单位工作会议、专题会议的简报。

“4.2”、30年。

“6.2”、10年。

单位承办国际性会议、大型展览会、博览会的简报。

“6.2”、30年。

“7.1”、永久。

单位编辑、编写、编制的简报。

“8.6.2”、10年。

“15.12”、30年。

党务工作简报。

“9.10.4”、10年。

“16.3.2”、30年。

(二)会议代表发言、经验交流材料的保管期限

8号令在“4.2”、“5.1.2”、“5.2.2”、“6.2” 四个条款,10号令则于“6.2”、“7.2”两个条款中规定了会议的“代表发言、经验交流”材料的保管期限。不同之处如下表。

 

 

归    档    范   

8号令条款号、期限

10号令条款号、期限

单位召开的工作会议、专题会议的代表发言、经验交流材料。

“4.2”、30年。

“6.2”、10年。

(三)请示、批复,来函、复函的保管期限

请示、批复,来函、复函的保管期限在8、10号令中的规定分别不下于7、10处,其不同之处主要有:

归    档    范   

8号令条款号、期限

10号令条款号、期限

本单位召开工作会议、专题会议的请示、批复。

“4.1”、永久。

“6.1.1”、永久;“6.1.2”、30年。

本单位重要事项的请示(无批复的)。

无规定。

“9.2”、30年。

本单位一般事项的请示(无批复的)。

无规定。

“9.3”、10年。

本单位物资采购的来往件(一般物资的)。

无规定。

“13.6.4.2”、10年。

(四)财务预、决算的保管期限

《文书档案保管期限表》第10条第4款规定:机关财务预算保管30年。《企业管理类档案保管期限表》第13条第5款第8项规定:本企业财务预、决算报告永久保管。

(五)制度、规定、办法的保管期限

8号令中针对文种为制度、规定、办法的档案之保管期限条款不少于3项,其中,本机关业务文件材料中的“行政管理工作制度、程序、规定 ”为永久,单位“人事工作制度、规定、办法 ”、“职工住房分配、出售的规定、方案、细则,职工住房情况统计、调查表、职工住房申请”保管30年。

10号令中涉及文种为制度、规定、办法的档案之保管期限条款不少于10项,比如:“13.3.1”(企业管理)、“13.5.1”(企业财务管理)、“13.6.1”(企业物资管理)、“13.9.1”(企业销售管理)、“13.13.1”(企业统计工作)、“14.1.1”(生产组织工作)、“14.2.1”(质量管理)、“14.4.1”(设备仪器管理)、“14.7.1”(计量管理)、“14.7.1”(标准管理)、“14.11.1”(图书、情报工作)、“15.3.1”(文秘、机要、档案、保密工作)、“15.14.1”(基本建设工作管理)等,而上述文件在企业全部永久保管。

(六)规划、计划的保管期限

《文书档案保管期限表》第8条第1款规定:本机关制定的中长期规划永久保管;第8条第8款规定:本机关业务文件中的年度和年度以上的计划保管期限为永久,而年度以下的计划则只有10年。

《企业管理类档案保管期限表》中文种为计划、规划的文件的保管期限规定是这样的:本企业经营工作,产品与服务发展,人力资源管理,党务综合性工作,纪检与监察工作,工会、女工、共青团工作的规划、年度计划永久保管;财务管理,产品与服务管理的研制或开发,市场营销,生产组织工作,质量、设备仪器、安全技术管理,环境保护,计量工作,科技发展,基本建设工作的规划、计划文件保管30年;物质分配计划,半年、季度、月份计划保管10年。

(七)表彰奖励材料的保管期限

8号令之附件的第9条第4款,对先进单位、劳动模范、先进工作者的表彰奖励文件材料的保管期限做出了规定:受县级(含)以上表彰、奖励的永久保管;受县级以下表彰、奖励的 30年。国家档案局李明华副局长主编的《《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》问题解答》指出:“某一机关内部评选出的先进工作者、优秀个人的文件材料,归档时其档案保管期限一般定为30年”。 [1]

10号令之附件的第15条第2款第7项,对企业先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料的保管期限这样区分:本企业及省部级(含)以上表彰、奖励的划为永久,其他表彰、奖励的30年;本企业党、团、工会等党群工作中表彰先进的文件材料永久保管,共青团表彰先进中的“重要的”文件永久保管,而“一般的”则保管10年。

(八)安全检查、调查记录的保管期限

《文书档案保管期限表》第9条第12款规定:“保卫部门的安全检查、调查记录”保管10年。

《企业管理类档案保管期限表》第15条第4款第2项规定:“保卫部门的安全检查、调查方案、记录、通报”保管30年。

(九)接待工作计划、方案的保管期限

8号令之附件的第10条第3款对接待工作的计划、方案之保管期限的规定如下:“重要的 ” 保管30年,“ 一般的”10年保管。

10号令之附件的第17条第1款对“企业接待工作计划、方案”等的保管期限之规定是这样的:“重要的 ” 永久保管,“ 一般的”保管10年。

二、比较8号与10号令在划分内容或文种相同的档案之保管期限上的差异的现实意义

8号令“适用于各级党政机关和人民团体。军队系统、民主党派、企业事业单位可参照执行。”,10号令则“适用于在中华人民共和国境内注册设立的企业,在境外经营的企业,由企业总部参照本规定提出实施要求;科技事业单位可参照执行。”,应该说8、10号令各司其责,哪比较它们在划分档案保管期限上的差异还有什么意义呢?

(一)为制定事业单位归档范围和档案保管期限表提供参考

事业单位是“依法成立的,从事公益事业的不以营利为目的的教育机构、科学研究机构、医疗卫生机构、社会公共文化机构、社会公共体育机构和社会福利机构等。”(《中华人民共和国公益事业捐赠法》,1999年全国人大常委会通过),现有事业单位包括:教育、科技(自然、社会、综合科学研究事业单位,其他科技事业单位)、文化、卫生、社会福利、体育、交通、城市公用、农林牧渔水、信息咨询、勘察设计、海洋、环境保护、检验检测、知识产权、机关后勤服务事业单位等。《事业单位人事管理条例》,作为我国第一部系统规范事业单位人事管理的行政法规,已于2014年7月1日起施行。

就目前而言,我国还没有一部专门针对事业单位的文件归档范围和档案保管期限表。事业单位中的科技事业单位在划分档案保管期限时一般参考10号令,而其他的事业单位则参考8号令。制定适合我国国情的事业单位文件材料归档范围和档案保管期限表最好尽早完成,以利于正确收集和鉴定在执行诸如《事业单位人事管理条例》等规章中产生的文件材料,最大限度地维护事业单位集体和个人权益。

在制定事业单位文件材料归档范围和档案保管期限表时,可以借鉴第8和第10号令在划分文种或内容相同的档案之保管期限上的差异,以确定出适合事业单位每一个类别、每一份档案的最佳保管期限。

(二)为修订8、10号令打下一定基础

国家档案局于1956年、1957年、1964年、1983年、1987年五次在档案工作文件和业务规范中附发了文书档案保管期限表,在20世纪80年代后又颁发或转发了科技档案及其他各种门类的文件材料归档范围与保管期限表。“2006年,8号令的发布,更是将文件材料归档范围和档案保管期限表提升到了优化国家档案资源体系的高度。”[2]

国家档案局10号令第十七条规定“企业资本结构或主营业务发生较大变化时,应及时修订和完善文件材料归档范围和档案保管期限表。”,《《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》实施指南》中也明确指出企业的文件材料归档范围和档案保管期限表“距上一次修订文件材料归档范围和档案保管期限表满5年”[2]的应进行修改。国家档案局8号令已经颁布执行快10个年头,局部的修订应该也是必要的。

对国家档案局的第8、第10号令,尤其是前者的修订在不远的将来是完全有可能和有必要的。修订时,根据变化了的国情、档情,研究已有的8、10号令在划分保管期限上的不同之处,可以为正确规定每一类、每一份档案的最恰当的保存年限打下基础。

(三)为机关、事业、企业单位正确划分保管期限带来帮助

按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》第12条、《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》第15条的规定,每个单位应该编制适应本单位的“文件材料归档范围和档案保管期限表”。由于国家档案局第8、第10号令中规定的保管期限都是最低期限,因此行政、企事业单位在编制各自的文件材料归档范围和档案保管期限表时,可以根据自身单位的特点,参考第10或第8号令,对前述内容或文种相同的档案增加保存年限。

在编制“文件材料归档范围和档案保管期限表”时,有时需要对相关规章、规范、制度中没有明确指出保管期限的档案做出适合自己单位特色的规定。这时参考、借鉴就显得非常必要。比如;行政单位就可以参考10号令明确提出本单位无批复的、重要或一般事项的请示,一般物资采购的来函、复函的保管期限。

编制出的“文件材料归档范围和档案保管期限表”必须具备很强的操作性。每个单位一定会产生许多制度、规定、办法、规划、计划一类的文件,对这些归档材料应该按照它们影响时间的长短、涉及面积的大小、关联金钱的多少、制文机构地位的高低等明确保存年限。

参考文献:

[1]李明华主编.《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》问题解答[M]北京:中国档案出版社.2007.

[2]李和平主编.《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》实施指南[M]北京:电子工业出版社.2013.
 
 
 
    原载于《四川档案》2014年第六期   唐明瑶著

发布者:admin


 
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